Schlagwörter (Tags) eingeben

Schlagwörter sind vergleichbar mit Suchbegriffen, die in Suchmaschinen verwendet werden, um schneller und leichter Informationen zu finden. Gerade wenn Sie mit vielen Dateien arbeiten, können Schlagwörter Ihnen dabei helfen, die gewünschten Dateien und Ordner zu organisieren und schnell aufzufinden.

Achtung: Nutzen Sie nach Möglichkeit Schlagwörter, die bereits existieren, und bearbeiten Sie diese nicht.

Wenn Sie doch einmal ein neues Schlagwort hinzufügen müssen, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

• Verwenden Sie ein prägnantes Wort, das dem ÖGD bekannt ist.
• Geben Sie nicht mehr als zwei Wörter ein, z. B. Team-Agora.
• Geben Sie mindestens ein Schlagwort pro Inhalt ein.
• Vermeiden Sie Rechtschreibfehler.
• Sonderzeichen (!, /, &, # usw.) gehören nicht in ein Schlagwort.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Datei Schlagwörter zuzuweisen. Für die erste Möglichkeit müssen Sie zunächst die gewünschte Datei öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Teilen (Hamburger-Menü mit Personensymbol). Die Seitenleiste mit der Detailansicht erscheint am rechten Bildschirmrand. Klicken Sie links neben der Schließenschaltfläche (X-Symbol) auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Schlagworte. Geben Sie die gewünschten Schlagwörter ein und bestätigen Sie jedes einzeln mit der Eingabetaste.

Alternativ können Sie Schlagwörter über die Detailansicht im Datenspeicher hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Drei-Punkte-Menü eines Dokuments oder eines Ordners und wählen Sie Details.

Die Seitenleiste öffnet sich am rechten Bildschirmrand. Klicken Sie in dieser Leiste auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Schlagworte.

Sobald Sie Schlagwörter eingegeben haben, werden diese in der Detailansicht oberhalb des Menüs angezeigt. Unter dem Reiter Aktivität wird dokumentiert, wann welche Schlagwörter hinzugefügt wurden.

Sobald Sie Schlagwörter eingegeben haben, können Sie für die Suche nach passenden Dateien und Ordnern verwenden. Wählen Sie dazu im Hauptmenü auf der linken Bildschirmseite den Punkt Schlagworte.

Klicken Sie nun in das Suchfeld und geben Sie ein Schlagwort ein. Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt. Klicken Sie auf das gewünschte Schlagwort oder wählen Sie es mit den Pfeiltasten aus und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Sie können auch mehrere Schlagwörter hintereinander auswählen, um Ihre Suche genauer einzugrenzen.

Unter dem Suchfeld werden daraufhin alle Dateien und Ordner aufgelistet, die mit dem Schlagwort bzw. den Schlagwörtern markiert sind.