Vorlagen

Sie können Vorlagen für die verschiedenen Dateitypen verwenden, um sich die Arbeit zu erleichtern. Nehmen wir beispielsweise an, Sie verwenden häufig Dokumente mit einer bestimmten Struktur. In dem Fall können Sie ein Dokument mit dieser Struktur als Vorlage speichern. Wann immer Sie fortan ein neues Dokument erstellen, können Sie diese Vorlage auswählen. Die Struktur ist dann bereits eingerichtet und Sie müssen nur noch die Inhalte anpassen. Achten Sie auf wiederkehrende Elemente in Ihrer Arbeit und überlegen Sie, ob Sie sich mithilfe von Vorlagen Arbeitsschritte sparen können.

Um Vorlagen nutzen zu können, müssen Sie ein Vorlagenverzeichnis auswählen. Alle Dateien, die darin abgelegt werden, werden automatisch als Vorlagen erkannt. Legen Sie dafür zunächst an passender Stelle einen Ordner an (siehe Ordner und Dateien erstellen/hochladen). Sie können den Ordnernamen frei wählen, allerdings bietet sich aus Gründen der Übersichtlichkeit Vorlagen als Name an.

Öffnen Sie nun das Benutzermenü oben rechts (erkennbar an Ihrem Profilbild oder Namenskürzel) und wählen Sie Einstellungen.

Sie gelangen in ein neues Fenster. Wählen Sie links im Menü den Punkt Office aus und klicken Sie dann auf das Ordnersymbol unter Vorlagenverzeichnis auswählen.

Das Fenster Persönlichen Vorlagenordner auswählen öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus der Liste aus. Falls sich der Vorlagenordner in einem anderen Ordner befindet, können Sie innerhalb des Fensters zum Speicherort navigieren. Klicken Sie abschließend auf Auswählen.

Der Vorlagenordner bleibt wie jeder andere Ordner in der Liste aller Ordner und Dateien erhalten und kann dort wie gewohnt geöffnet werden. Alle Dateien, die Sie in diesem Ordner ablegen, stehen automatisch als Vorlagen zur Verfügung.

Legen Sie nun Ihre erste Datei im Vorlagenordner ab. Sie können den Ordner öffnen und direkt darin eine neue Datei des gewünschten Typs erstellen (siehe Ordner und Dateien erstellen/hochladen) oder eine vorhandene Datei in den Vorlagenordner kopieren (siehe Ordner und Dateien verschieben oder kopieren). Richten Sie beispielsweise ein Dokument mit einer Grundstruktur ein, die Sie häufig verwenden. Den Inhalt können Sie leer lassen oder mit Platzhaltertexten füllen.

Um die soeben erstellte Vorlage zu verwenden, erstellen Sie in einem anderen Ordner oder im Quellverzeichnis eine neue Datei desselben Typs. Wenn Sie also wie im Beispiel eine Vorlage für Dokumente eingerichtet haben, erstellen Sie ein neues Dokument.

Ein Fenster öffnet sich. Hier können Sie nun eine Vorlage für Ihre neue Datei auswählen. Wählen Sie die Vorlage, die Sie soeben eingerichtet haben, und klicken Sie auf Erstellen.

Je nachdem, wie viele Vorlagen für den gewünschten Dateityp im Vorlagenordner vorhanden sind, tauchen in diesem Fenster mehr oder weniger unterschiedliche Optionen auf. Wählen Sie die Option Leer, wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten.

Hinweis: Dieses Fenster wird immer dann eingeblendet, wenn Vorlagen für den gewählten Dateityp vorhanden sind. Wenn es keine passenden Vorlagen gibt oder der Vorlagenordner noch nicht eingerichtet wurde, wird eine leere Datei erstellt.

Die Datei wird erstellt und geöffnet. Sie ist identisch mit der Vorlagendatei, die Sie zuvor gespeichert haben. Sie können sofort mit der Bearbeitung beginnen.